Outsourcing will gut überlegt sein

Outsourcing will gut überlegt sein

Kosten runter bei gleichbleibender Qualität? Gleichzeitig eine Qualitätsverbesserung erzielen? Nur die Qualität steigern? Oder doch einfach nur Kosten senken? Es gibt viele Beweggründe für Unternehmen, ihre Ausgaben und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Vor allem in den unterstützenden Funktionen wie beispielsweise Human Resources (HR), Kommunikation und Marketing oder Informationstechnologie (IT) sollte sich das Management regelmäßig fragen: Müssen wir diese Leistung wirklich selbst erbringen, oder kann ein externer Dienstleister das nicht billiger, am Ende vielleicht sogar besser und professioneller erledigen? Unter betriebswirtschaftlichen Aspekten liegen diesen Gedanken die Ansätze „Verringerung der Wertschöpfungstiefe“ sowie „Konzentration auf die eigenen Stärken und strategischen Schwerpunkte“ zugrunde. Was daraus folgt, ist oftmals ein Outsourcing-Projekt. Welche Chancen und Risiken liegen darin begründet? Eine kritische Betrachtung.

Einfach mal loslegen?

Eine erste, schnelle Recherche unter den Anbietern mit der aggressivsten Werbung auf den einschlägigen Online-Plattformen, und die Sache scheint klar: „Wir starten einen Testballon und lagern in einem ersten Schritt die HR-Entgeltabrechnung aus. Danach schauen wir weiter.“ Halt. Und einen Schritt zurück. Und ja, aus betriebswirtschaftlichen Gründen. Denn was auf dem Papier zuerst verlockend aussieht, entpuppt sich oftmals langfristig als Milchmädchenrechnung. Denn eine Veränderung von etablierten Strukturen birgt eben nicht nur Aussicht auf Kostensenkung oder gar Effizienzgewinn. Ein solcher Vorgang ist ein komplexes Change-Projekt. Mit potenziell unerwarteten negativen Auswirkungen auf die Motivation der Mitarbeiter (nicht nur aus HR), auf das Verhältnis mit dem Betriebsrat und auf das Betriebsklima insgesamt. Und auf den unternehmenskritischen Prozess der Entgeltabrechnung. Was passiert eigentlich, wenn dieser nicht mehr funktioniert?

 

Analysieren, berücksichtigen, vergleichen

Bange machen gilt nicht. Was also sind die notwendigen Schritte, mit denen ein Outsourcing-Projekt professionell angegangen wird? Zuerst: Unterschätzen Sie nicht den internen Aufwand und die Kosten zur Steuerung des externen Dienstleisters. Treffen Sie auf der Basis einer umfassenden SWOT-Analyse eine Entscheidung über die externe Vergabe. Eine Vollkostenrechnung inklusive sämtlicher Nebenkosten sollte ebenso Bestandteil sein wie die Berücksichtigung der zuvor genannten Risiken in punkto Motivationseinbruch, Qualitätsverlust und Ausfall des gesamten Prozesses. Auch wenn diese Risiken nicht immer auf Heller und Pfennig bezifferbar sind: Sie müssen in die Rechnung rein! Bei der Gelegenheit: Vergleichsbasis für eine Beibehaltung des Prozesses intern und das Outsourcing sind die Kosten der Entgeltabrechnung für einen Mitarbeiter.

Betriebsrat einbinden?

Richten Sie eine Projektgruppe mit ständigen Vertretern aus den Bereichen HR, Einkauf, Recht und IT ein. Etablieren Sie bereits früh einen Outsourcing-Manager als spätere Schnittstelle zum externen DL. Wählen Sie die Person nach ihren fachlichen, verhandlungstechnischen und kooperativen Fähigkeiten aus. Und machen Sie sich Gedanken darüber, ob die Arbeitsverhältnisse der betroffenen Mitarbeiter unverändert auf den Dienstleister übergehen sollen, inklusive der Kosten, die dieser dann tragen muss. Oder wollen Sie nur die Aufgabe an sich auslagern und den Betroffenen betriebsbedingt kündigen? Gegebenenfalls müssen Sie jetzt schon den Betriebsrat ins Boot holen.

Ausreichend Zeit nehmen für die Ausschreibung!

Gehen Sie davon aus, dass sich der gesamte Prozess über ein Jahr und mehr hinziehen wird. Schließlich muss die Dienstleistung erst einmal ausgeschrieben werden. Eingehende Angebote wollen kritisch geprüft, die Angebotspräsentation neutral durchgeführt sein. Es folgen mindestens zwei Verhandlungsphasen mit einem Letter of Intent (LOI), inklusive einer genau beschriebenen Preis- und Leistungsstruktur; dann die Verhandlung mit dem präferierten Anbieter. Nach einer hoffentlich wohl durchdachten Entscheidung für ein Outsourcing geht es schließlich an die Umsetzung. So müssen beispielsweise die Mitarbeiter des Dienstleisters geschult werden, damit sie die Spezifika des eigenen Unternehmens ausreichend kennen und gegenüber Ihren Mitarbeitern als Kunden kompetent auftreten können. Was sich aus unserer Erfahrung heraus an dieser Stelle des Projekts immer wieder zeigt: Der Zeit- und Kostenaufwand für das „Aufschlauen“ des zukünftigen Dienstleisters sowie die hierfür notwendigen internen Ressourcen wurden meist stark unterschätzt und in der betriebswirtschaftlichen Ausgangskalkulation vernachlässigt.

Und gegebenenfalls verzichten

Unser Fazit, unser Rat aus vielen Jahren Erfahrung mit Outsourcing- und Change-Projekten: Lassen Sie sich nicht von kurzfristigen Einsparungsmöglichkeiten blenden. Bewahren Sie eine gesunde Skepsis gegenüber den auf den ersten Blick verlockenden Angeboten der externen Anbieter. Gehen Sie davon aus, dass diese Unternehmen mit pauschalen Preisen Interesse bei Ihnen wecken wollen. Und dass bei der konkreten Ausverhandlung zusätzliche Kosten auftauchen, die ihre anfängliche Rechnung beeinflussen. Berücksichtigen Sie das aktuelle Verhältnis mit den Arbeitnehmervertretern. Bedenken Sie das Stimmungsbild im Unternehmen insgesamt und in den unterstützenden Bereichen im Besonderen. Und zuguterletzt: Hat Ihre Organisation die zeitlichen und fachlichen Ressourcen, um dieses Projekt professionell und mit angemessenem Aufwand zu bewältigen?

Professionelle Beratung zahlt sich langfristig aus

Wenn die Analyse stimmt und Sie diese Fragen positiv beantworten können: Legen Sie gleich los. Schließlich müssen Sie handeln, um die Schieflage zu beseitigen. Wenn nicht: Lassen Sie es sein. Oder holen Sie sich professionelle Unterstützung von Fachleuten, die in Konzeptionierung und Umsetzung erfahren sind. Denn Sie sollten nicht riskieren, ein einmal beschlossenes und angefangenes Outsourcing nach kurzer Zeit wieder rückgängig machen zu müssen. Übrigens, unsere Erfahrung auf Unternehmensseite hat auch gezeigt: Die Honorarkosten für professionelle Berater machen sich durch einen anschließenden reibungslosen Verlauf des Outsourcing-Projekts mehr als bezahlt.

 

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