Zusammenarbeit von virtuellen und remote Teams

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Zusammenarbeit von virtuellen und remote Teams

Können Sie Teamarbeit? Global?

Die Herausforderung

Führungskräfte und Projektleiter führen immer häufiger Teams, in denen die Mitglieder ihren Arbeitsplatz an zum Teil weit entfernten, oft global verteilten Orten haben. Die Teampartner sehen sie nur selten oder gar nicht. Nicht mehr der reale, direkte zwischenmenschliche Kontakt sondern mehr und mehr die virtuelle Kooperation bestimmt die Zusammenarbeit. Konkret heißt das Kontakt und Einflussnahme mit Hilfe von Medien wie u.a. Email, Webmeeting, Videokonferenz oder Telefon. Gleichzeitig sind in der virtuellen Zusammenarbeit oft damit verbundene kulturbedingte Unterschiede der Beteiligten zu berücksichtigen. Es besteht die Barriere, dass nicht in einer gemeinsamen Muttersprache kommuniziert werden kann. Alle Herausforderungen bestehen neben den fachlich-inhaltlichen, projekttechnischen und  Unternehmenskontext spezifischen Herausforderungen.

Leider gilt: Führungskräfte, Projektleiter und auch die Teammitarbeiter sind für diese komplexen Herausforderungen oft nicht vorbereitet. Sie werden häufig in das kalte Wasser geschmissen.

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Es herrscht das Prinzip: Lernen durch Versuch und Irrtum. Daher leidet die Effizienz und Effektivität in der Zusammenarbeit, Projekte verzögern sich oder scheitern manchmal ganz – mit teuren Folgen.

Unsere Lösung

Unser Partner Thomas Scherf hat sich daher zu diesem Thema spezialisiert und er bietet eine zielgerichtete Vorbereitung bzw. Begleitung von virtuellen und remote Teams an. Als besonderes Highlight entwickelte er die Simulation „Mission Possible“, die in unterschiedlichen Kontexten wie Qualifizierung von Führungskräften und Projektleitern oder in Projekt-KickOffs eingesetzt wird.

In der Simulation werden Fragen beantwortet:

  • Wie unterscheidet sich die virtuelle Führung von der persönlichen Führung?
  • Wie kann ich effizient und effektiv Medien nutzen? Welche sind überhaupt für welche Art der Interaktion geeignet?
  • Wie sollte ich meine Kommunikation darauf anpassen?
  • Wie ist der virtuelle Kontakt zu gestalten?
  • Wie baue ich Vertrauen auf?
  • Worauf muss ich dabei bei Vertretern unterschiedlicher nationaler Kulturen achten?

 Grundsätzlicher Aufbau der Simulation

8 – 18 Teilnehmer an der Simulation werden nach einem kundenspezifisch festgelegten Organigramm entsprechenden Funktionen und Rollen zugeordnet. Für jede Rolle gibt es Stellenbeschreibungen. Wenn alle Rollen besetzt werden, handelt es sich dabei um eine komplexe Organisation mit mehreren an unterschiedlichen Standorten befindlichen Konstruktionsabteilungen, Produktmanagement und Dienstleistungseinheiten wie Einkauf, Logistik, Qualität mit Führungsfunktionen und einer Projektleitung und lokalen Teilprojektleitern.

Gemeinsam soll aus vorgegebenen Bauteilen ein Fahrzeug geplant, konstruiert und bis zum Prototypen nach einem vorliegenden kundenspezifischen Lastenheft erstellt werden. Für das Fahrzeug bestehen spezifische Qualitäts-, Kosten-, Leistungs-, und Dokumentationsziele, die erfüllt werden müssen. In bis zu 3 Simulationsrunden á 2 - 2,5 Stunden wird das Projekt bearbeitet.

Die Simulationsrunden

Die Simulationsrunden sind eingebettet in ein Gesamtseminar-Design von 1-3 Tagen bestehend aus Einführung in die Simulation, den Spielrunden, intensiven Auswertungen jeder Runde in Hinblick auf unterschiedliche Auswertungs- und Beobachtungskriterien und unterstützenden Lehreinheiten über Kommunikation, Konflikt, Medienumgang, interkulturelle Kompetenzen etc. Entscheidend sind zusätzliche Arbeitsphasen, in denen die Teilnehmer die gemachten Lernerfahrungen auf ihre realen Arbeitssituationen transferieren.

In den Simulationsrunden werden durch den Spielleiter unterschiedliche Interventionen gestartet, die aus der realen Zusammenarbeit bekannt sind (z.B. nachgeschobenen Kundenforderungen, Lieferprobleme, technische Problemstellungen, Ressourcenkonflikte, Führungskonflikte). Für diese Herausforderungen müssen die Beteiligten in ihren Rollen entsprechende Entscheidungen treffen.

In der nachfolgenden Analyse wird u.a. reflektiert:

- Welche Entscheidungen wurden wie getroffen?

- Wie wurden andere Betroffene informiert?

- Welche Medien wurden dabei verwendet?

- Wie erfolgte die Kommunikation in Form und Inhalt?

- Welche Befindlichkeiten entstanden dabei bei den Beteiligten?

- Wie wurden interkulturelle Unterschiede dabei beachtet)?

Nach jeder Simulationsrunde erfolgt ein Rollentausch, d.h. nach einer entsprechenden Einweisung arbeiten die Beteiligten auf der Basis des erreichten Status in der neuen Rolle weiter.

Damit wird sichergestellt, dass die Beteiligten das Ganze aus unterschiedlichen Sichtweisen erleben (z.B. als Projektleiter in Runde 1, Einkäufer in Runde 2 und Konstrukteur in Runde 3). Dadurch verstehen die Teilnehmer auch diese unterschiedlichen Blickwinkel besser.

Die Teilnehmer an der Simulation arbeiten dabei mit den jeweils kundenspezifisch vorhandenen Medien und erleben eine praxisnahe und realistische Situation.

Praxiserfahrungen

Die Simulation wurde 2009 für den Einsatz in der Führungskräfteentwicklung mit der Zielrichtung Führung von Virtuellen und Remote Teams entwickelt. Ab 2010 wurde die Simulation für die Zielgruppe Projektleiter weiterentwickelt und erfolgreich bei verschiedenen internationalen Unternehmen insbesondere der Automotive Zulieferindustrie eingesetzt. Die aktuell vorliegende Version ist seit 2014 bei unterschiedlichen Unternehmen in verschiedenen Branchen (Automotive, Hausgeräte, Arbeitsschutz, Sportartikel) verwendet worden.

Vorteile und Nutzen der Simulation

  • Realistisch: Abbildung der realen Anforderungen an die Teilnehmer unter Nutzung der ihnen bekannten Kommunikationstools
  • Transferstark: Lernergebnisse und Teilnehmererkenntnisse können sofort auf die eigene Praxis umgesetzt werden
  • Praxis erprobt: Entwickelt für und im Einsatz bei verschiedenen international agierenden Unternehmen
  • Hohe Akzeptanz: Wird von den Simulationsteilnehmern als lebensnah, anspruchsvoll und herausfordernd wahrgenommen
  • Feedback Stark: In der Simulation werden die Teilnehmer intensiv gefordert und umfangreiches beobachtbares und auswertbares Verhalten wird sichtbar und einem wertvollen Feedback und Lernen zugänglich
  • Hohe Flexibilität: Viele Möglichkeiten der individuellen Anpassung auf eigene unternehmensspezifische Anwendungen und Trainingsbedarfe. Der Einsatz ist möglich z.B. in der Führungskräfteentwicklung, im Projektleiter-Training, für Projekt-Kickoffs, im Bereich Teamentwicklung, in der Verknüpfung mit Persönlichkeitsmodellen wie MBTI/Insights Discovery oder DISG.
Thomas Scherf
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